Dépôt de garantie : le restituer dans les règles pour éviter la pénalité de 10 % par mois

Le locataire est parti, l'état des lieux de sortie est signé, les clés sont dans votre poche. Reste la question qui déclenche le plus de litiges en fin de bail : le dépôt de garantie. Combien pouvez-vous conserver, dans quel délai devez-vous rendre le reste, et comment justifier chaque euro retenu ? La réponse courte : un mois ou deux selon l'état des lieux, des retenues documentées, et une majoration de 10 % du loyer par mois de retard prévue par la loi si le délai est dépassé.

Le dépôt est plafonné à un ou deux mois de loyer, et il ne se révise pas

Le cadre est fixé par l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989. Pour une location vide, le dépôt de garantie ne peut pas dépasser un mois de loyer en principal, c'est-à-dire hors charges. Pour un meublé, Service-public indique que la limite est de deux mois de loyer hors charges.

Le montant est figé : selon le même article 22, il ne porte pas intérêt au profit du locataire et ne doit faire l'objet d'aucune révision pendant le bail, renouvellements compris. Vous ne pouvez donc pas l'aligner chaque année sur le nouveau loyer, comme on le fait pour la révision du loyer.

Un mois ou deux : le délai court à partir de la remise des clés

Le délai de restitution dépend de l'état des lieux, d'après l'article 22 de la loi de 1989 :

Le compteur ne démarre pas à la date de fin du bail, mais à la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Notez la date par écrit : c'est elle que vous devrez prouver en cas de contestation.

Le texte précise que le dépôt est rendu après déduction des sommes encore dues, à condition qu'elles soient dûment justifiées. Retenir un loyer impayé ne fait donc pas, à lui seul, passer le délai de un à deux mois : c'est la conformité des états des lieux qui le détermine. Dans le doute, calez-vous sur le délai de deux mois comme date limite absolue et rendez le solde plus tôt quand vous le pouvez.

Vous pouvez retenir les sommes dues, à condition de les justifier

Le dépôt couvre les sommes dont le locataire reste redevable, comme le rappelle Service-public. Concrètement, vous pouvez déduire :

• les loyers et charges impayés, y compris le dernier mois si le locataire est parti sans régler ;
• le coût des réparations locatives rendues nécessaires par des dégradations ;
• le solde d'une régularisation de charges encore en attente.

La ligne de partage la plus délicate reste l'usure normale. Une moquette défraîchie après huit ans d'occupation, des murs légèrement jaunis, un joint de salle de bains fatigué : cela relève de la vétusté, pas de la responsabilité du locataire. En revanche, une vitre brisée, un trou dans une cloison ou une moquette tachée d'eau de javel sont des dégradations que vous pouvez facturer.

Côté preuves, la justification est la clé. Selon l'analyse de l'ANIL, une retenue forfaitaire n'est pas admise, et la Cour de cassation considère qu'un devis peut suffire à justifier une somme, le juge restant libre de l'écarter s'il le juge excessif. Conservez les devis, les factures, les photos datées et le décompte détaillé poste par poste. En cas de litige, c'est ce dossier qui fera la différence, pas votre bonne foi.

En immeuble collectif, vous pouvez garder jusqu'à 20 % en attendant les comptes

Quand le logement se situe dans un immeuble collectif, par exemple en copropriété, l'article 22 prévoit que vous procédez à un arrêté des comptes provisoire. Vous pouvez alors conserver, lorsqu'elle est dûment justifiée, une provision d'au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble.

L'idée est simple : les charges définitives ne sont connues qu'après l'approbation des comptes de la copropriété. Cette provision vous protège si la régularisation fait apparaître un solde à la charge du locataire sorti. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes, et les parties peuvent aussi convenir de solder immédiatement l'ensemble.

Attention : 20 % est un plafond, pas une somme forfaitaire. La provision doit correspondre à une régularisation réellement attendue.

Le retard coûte 10 % du loyer par mois commencé

C'est le point que trop de bailleurs découvrent tard. Selon l'article 22, à défaut de restitution dans les délais, le dépôt restant dû au locataire est majoré d'une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard.

La loi prévoit une seule exception : la majoration n'est pas due lorsque le défaut de restitution vient de l'absence de transmission, par le locataire, de l'adresse de son nouveau domicile. Sans adresse, vous ne pouvez pas envoyer le solde. Pensez donc à la demander le jour de la sortie et à en garder une trace écrite.

Votre check-list de fin de bail

Restituer un dépôt de garantie sans accroc tient à quelques réflexes :

• Datez la remise des clés par écrit : c'est le point de départ de tous les délais.
• Récupérez la nouvelle adresse du locataire le jour de la sortie.
• Comparez les deux états des lieux point par point, en distinguant usure et dégradation.
• Justifiez chaque retenue par un devis ou une facture, jamais par une estimation approximative.
• Envoyez le solde et le décompte dans le délai, de préférence par un moyen qui laisse une preuve d'envoi.
• En immeuble collectif, ne conservez que le nécessaire, dans la limite de 20 %, jusqu'à l'arrêté des comptes.

Le dépôt de garantie n'appartient pas au bailleur : c'est une somme confiée, à rendre dès que rien ne justifie de la conserver. Mal géré, il transforme un départ banal en procédure devant le juge des contentieux de la protection, pour quelques centaines d'euros et beaucoup de temps perdu. Un état des lieux de sortie précis, comparable à celui d'entrée, simplifie tout le reste : c'est le document sur lequel s'appuient vos retenues. Les droits et devoirs de chaque partie à ce sujet sont repris dans notre guide des obligations du bailleur et du locataire.

Le locataire conteste, ou le bien est vendu : ce qui change

Si le locataire conteste une retenue ou un retard, Service-public indique qu'il peut vous adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Pour une somme inférieure à 5 000 euros, une démarche amiable (conciliateur de justice, commission départementale de conciliation ou médiateur) est obligatoire avant de saisir le juge. Le délai pour agir en justice est de trois ans.

Autre cas à connaître : en cas de vente du logement, c'est le nouveau propriétaire qui doit restituer le dépôt de garantie, d'après l'article 22. Toute convention contraire n'a d'effet qu'entre les parties à la vente. Au moment d'acheter ou de vendre un bien loué, vérifiez donc que le montant du dépôt figure bien dans les documents transmis.