Modèle de quittance de loyer, à remplir en ligne ou à imprimer

À quoi ressemble un modèle de quittance de loyer

Une quittance tient sur une page. Elle réunit l'identité du bailleur et celle du locataire, l'adresse du logement, la période couverte, le détail des sommes reçues avec le loyer et les charges sur deux lignes distinctes, le total, puis la date d'établissement et la signature du bailleur. De tout cela, l'article 21 n'impose que le détail des sommes et la séparation du loyer et des charges ; le reste relève de la bonne pratique, et sert la valeur de preuve du document. Car c'est là sa fonction : attester que la période est soldée, au bénéfice du locataire, à qui il revient de prouver qu'il a payé.

Le modèle, ici, ce sont les rubriques du générateur ci-dessus. L'aperçu qui l'accompagne reprend exactement cette structure : en remplissant les cinq blocs du formulaire, vous voyez le document se construire ligne à ligne. Le PDF téléchargé est ce même document.

Beaucoup de bailleurs préfèrent malgré tout compléter leur quittance à la main, et rien ne s'y oppose : aucune forme n'est imposée. Trois situations reviennent souvent. La remise en main propre, d'abord, lorsque le locataire paie en espèces ou par chèque et repart avec son exemplaire signé. La réutilisation hors ligne, ensuite, quand on préfère garder une trame papier sous la main. Le loyer trimestriel enfin, que le générateur ne sait pas produire : son champ de période est verrouillé sur un mois et ne permet pas d'écrire « du 1er janvier au 31 mars ». C'est précisément ce que couvre le modèle vierge ci-dessous, dont la case « Période du … au … » se complète avec les dates de votre choix : le document a exactement la même portée.

Télécharger le modèle vierge à imprimer (PDF)

Si vous préférez une quittance déjà remplie et prête à signer, remontez au générateur : il produit le même document, complété.

Quittance de loyer : ce que la loi impose vraiment

La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur reconnaît avoir reçu le loyer et les charges d'une période donnée. Elle sert d'abord au locataire : en droit, c'est à celui qui se prétend libéré d'une dette d'apporter la preuve de son paiement (article 1353 du Code civil). Une quittance est donc une preuve, pas une formalité administrative.

Les règles qui suivent concernent la location d'un logement à usage de résidence principale, vide ou meublée, régie par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Une location saisonnière, un logement de fonction, une sous-location, un garage loué seul ou un local commercial ou professionnel n'entrent pas dans ce cadre : celui qui paie garde un intérêt légitime à obtenir une preuve de son versement, mais ce n'est plus l'article 21 qui s'applique.

Tout est là, et rien de plus. L'article ne dit ni à quoi doit ressembler le document, ni qu'il faudrait un modèle particulier, un tampon ou un imprimé officiel.

Elle est due sur demande, et elle est gratuite

Deux conditions commandent la délivrance d'une quittance, et ce sont elles qui sont le plus souvent mal comprises.

• Le locataire la demande. La loi n'impose pas un envoi spontané chaque mois. La demande n'obéit à aucune forme et vaut en pratique pour la durée du bail : rien n'oblige le locataire à la renouveler à chaque échéance.
• La période est intégralement payée. Dans le cas contraire, le document à remettre n'est pas une quittance, mais un reçu.

La gratuité est totale : ni l'établissement du document, ni l'affranchissement, ni un duplicata ne peuvent être refacturés au locataire, et une clause du bail qui le prévoirait serait réputée non écrite. L'obligation pèse sur le bailleur ou son mandataire, de sorte qu'une agence ne peut pas renvoyer le locataire vers le propriétaire. Pour une SCI ou une indivision, la quittance émane de la société ou de l'indivision, signée par le gérant ou le mandataire. En cas de vente en cours de bail, chaque période est quittancée par celui qui en a encaissé les sommes.

Rien n'interdit d'aller plus loin : beaucoup de bailleurs envoient la quittance chaque mois sans attendre la demande, et le bail peut même le prévoir. C'est un confort, et une obligation contractuelle lorsque le bail l'a stipulé, mais ce n'est pas ce qu'exige l'article 21.

Et si la quittance n'est pas délivrée ?

L'article 21 ne prévoit aucune sanction pénale ni administrative, et un défaut de délivrance ne remet en cause ni le bail ni le paiement. Le locataire dispose de recours civils : une demande écrite, une conciliation amiable, puis la saisine du juge des contentieux de la protection, qui peut ordonner la délivrance. Des dommages et intérêts restent possibles si un préjudice est démontré, par exemple une candidature perdue ou une aide suspendue faute de justificatif ; l'indemnisation n'a rien d'automatique et suppose de prouver ce préjudice. En pratique, délivrer la quittance sans attendre coûte toujours moins cher que la discussion qu'elle évite.

Mentions : ce qui est imposé, ce qui est une bonne pratique

C'est ici que circulent le plus d'idées reçues. Sur le contenu du document, l'article 21 impose exactement deux choses. Tout le reste est utile, parfois même indispensable en pratique, mais relève de la valeur de preuve et non d'un texte.

Ce qui n'a pas à y figurer

• Aucune TVA, aucune mention « HT » ou « TTC » : le loyer d'habitation n'y est pas soumis.
• Aucun numéro SIRET, aucun timbre, aucun tampon, aucun formulaire officiel. Une quittance est un document établi par le bailleur, pas un imprimé administratif.
• Aucune signature du locataire : la quittance est un acte unilatéral du bailleur.
• L'adresse personnelle du bailleur, obligatoire sur le bail, ne l'est pas sur la quittance.

Une quittance à laquelle il manque une information n'est pas pour autant privée d'effet : elle perd de sa force de preuve, ce qui dessert d'abord le locataire.

Comment ventiler les montants

• Loyer : le loyer contractuel de la période, hors charges.
• Charges : les provisions sur charges, dont les postes récupérables sont fixés par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. En meublé, un forfait de charges est possible : il se quittance tel quel, sans régularisation ultérieure.
• Toute autre somme sur une ligne distincte, jamais fondue dans le loyer : dépôt de garantie, solde de régularisation de charges, indemnité d'occupation, travaux refacturés, trop-perçu, report. Mélanger ces lignes est la première cause de quittance contestée. Le dépôt de garantie mérite une vigilance particulière : il n'est pas un loyer, et le locataire ne peut pas décider seul de l'imputer sur son dernier mois.
• Entrée ou sortie en cours de mois : indiquez les dates réelles et le nombre de jours couverts.
• Arriéré : une ligne « reste dû au titre des périodes antérieures » lève toute ambiguïté.

Quittance, reçu ou avis d'échéance : trois documents, trois effets

Le piège du paiement partiel

Délivrer une quittance alors que le locataire n'a pas tout payé revient à lui remettre un écrit, signé de votre main, attestant qu'il a payé. La quittance fait présumer le paiement : le bailleur qui l'a signée à tort peut prouver le contraire, mais la charge de la preuve se retourne contre lui, et il lui faut alors combattre sa propre pièce. C'est le réflexe le plus coûteux du sujet, et il part presque toujours d'une bonne intention.

La règle est simple : un reçu à chaque versement partiel, une quittance une fois le solde encaissé. La quittance finale peut préciser qu'elle annule les reçus émis pour la même période. Rappelons enfin qu'une quittance de mars ne libère pas le locataire de février : chaque période se règle et se quittance pour elle-même.

Après la fin du bail

Après un congé, une résiliation ou la mise en œuvre d'une clause résolutoire, les sommes versées par l'occupant ne sont plus un loyer mais une indemnité d'occupation. Continuer à délivrer des « quittances de loyer » pourrait alors être interprété comme une renonciation à se prévaloir de la fin du bail. Il est vivement conseillé d'intituler le document « reçu d'indemnité d'occupation ».

Quand le locataire perçoit une aide au logement

Premier réflexe utile : parler d'aide au logement plutôt que d'APL. L'APL au sens strict est réservée aux logements conventionnés. Dans le parc locatif privé, la plupart des locataires aidés perçoivent en réalité l'ALF (allocation de logement familiale) ou l'ALS (allocation de logement sociale). Le mécanisme décrit ici vaut pour l'APL, l'ALF ou l'ALS, et l'organisme payeur est la CAF ou la MSA selon le régime du locataire. Deux situations sont à distinguer, et elles ne se quittancent pas de la même façon.

1. L'aide est versée au bailleur (tiers payant)

Selon l'aide et le type de logement, le versement au bailleur est soit le principe, soit possible sur demande. Dans les deux cas, le loyer contractuel n'est pas réduit : l'aide est un paiement partiel effectué par un tiers, qui éteint la dette du locataire à hauteur de son montant.

Concrètement, pour un loyer de 780 € dont 250 € versés par l'organisme, la quittance porte sur 780 € et fait apparaître les deux origines du paiement : 250 € reçus de l'organisme et 530 € reçus du locataire. Une quittance qui n'afficherait que « 530 € reçus » ne prouverait pas que le loyer de la période est soldé, ce qui dessert le locataire. Le terme exact pour ces 530 € est « solde à la charge du locataire », ou « loyer résiduel ».

Conséquence pratique : la révision annuelle du loyer selon l'IRL, l'encadrement des loyers et la régularisation des charges se calculent toujours sur le loyer contractuel, jamais sur le solde payé par le locataire.

2. L'aide est versée au locataire

Le locataire perçoit l'aide et vous règle la totalité du loyer. La quittance ne mentionne alors rien de l'aide : y faire figurer une « déduction APL » serait factuellement faux, puisque vous avez bien reçu l'intégralité des sommes dues.

Le décalage de versement

L'aide est versée avec un décalage d'un à deux mois. Tant que la part de l'organisme n'est pas encaissée, la période n'est pas soldée : le document à délivrer est un reçu portant sur la part reçue du locataire, et la quittance suit une fois le virement arrivé. C'est aussi la meilleure protection lorsque l'organisme récupère un trop-versé sur les échéances suivantes. En colocation, l'aide se calcule par colocataire.

Enfin, aucun texte connu n'impose de modèle ni de mentions particulières de quittance pour les organismes payeurs. Le document qu'ils réclament à l'entrée dans les lieux est le formulaire Cerfa d'attestation de loyer, pas la quittance ; celle-ci peut en revanche être demandée en cas de contrôle.

Envoyer la quittance par email

La transmission par voie dématérialisée est possible, mais elle est subordonnée à l'accord exprès du locataire. « Exprès » exclut le silence : disposer de son adresse email ne vaut pas accord, et une case pré-cochée est fragile. Cet accord prend la forme d'une clause du bail ou d'un écrit distinct et daté, dont il est prudent de conserver la trace, car c'est au bailleur de pouvoir montrer qu'il l'a obtenu. Si le locataire redemande plus tard le format papier, il est prudent de s'y conformer.

Sur la valeur du document, l'écrit électronique a la même force probante que le papier dès lors que son auteur peut être identifié et que son intégrité est préservée (article 1366 du Code civil). Un PDF envoyé par email suffit : aucune signature électronique particulière n'est requise pour une quittance, et le recommandé électronique n'a pas lieu d'être.

Une quittance contient des données personnelles. En l'envoyant, vous agissez comme responsable de traitement : vérifiez l'adresse du destinataire, évitez les services de partage de fichiers accessibles publiquement, et ne conservez pas les documents au-delà de ce qui est utile.

Combien de temps conserver les quittances

Côté locataire, trois ans après la fin de la location suffisent au regard de la prescription des actions relatives aux loyers et aux charges (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Le chiffre de cinq ans qui circule encore correspond à l'état du droit antérieur à la loi ALUR ; conserver ses quittances plus longtemps ne coûte rien, mais ce n'est pas une obligation.

Côté bailleur, la durée à retenir est de six ans. Ce n'est pas le droit locatif qui le commande, mais les obligations fiscales de conservation des pièces : les revenus fonciers peuvent être contrôlés au-delà du délai de trois ans propre aux litiges de loyers.

À quoi servent ces documents conservés ? À prouver le paiement, d'abord. Ils font ensuite partie des pièces qu'un candidat locataire peut présenter pour un nouveau logement : la liste des documents exigibles est limitativement fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, qui admet, au choix, une attestation du précédent bailleur ou les trois dernières quittances. Ils sont enfin très largement acceptés comme justificatif de domicile, par usage plus que par obligation.

Information générale à jour au 4 septembre 2026, établie à partir de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et des textes cités sur cette page. Elle ne constitue pas un conseil juridique personnalisé : pour une situation particulière, rapprochez-vous d'une ADIL ou d'un professionnel du droit.