Régularisation des charges locatives : le guide du bailleur pour ne pas se tromper

L'été est la saison où beaucoup de bailleurs reçoivent leurs relevés de charges de copropriété et se lancent dans la régularisation annuelle. C'est un exercice qui semble simple sur le papier : on compare ce que le locataire a versé en provisions à ce qu'il a réellement consommé, et on solde la différence. En pratique, c'est l'un des points où un propriétaire particulier se retrouve le plus souvent en désaccord avec son locataire, faute d'avoir respecté la bonne méthode ou les bons délais. Voici comment mener votre régularisation proprement, sans y passer un week-end et sans vous exposer à une contestation.

Régulariser une fois par an, c'est une obligation

La régularisation des charges n'est pas une option laissée à votre bonne volonté : elle doit avoir lieu au moins une fois par an, en confrontant les provisions encaissées aux dépenses réelles engagées pour le logement (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Concrètement, tant que vous ne régularisez pas, le locataire continue de payer une provision forfaitaire qui ne correspond peut-être plus à rien.

Deux cas de figure à l'arrivée :

• Vous avez encaissé plus de provisions que les charges réelles : vous remboursez le trop-perçu au locataire.
• Vous avez encaissé moins : vous réclamez le complément.

Le principe est que le locataire ne paie que ce qu'il a réellement consommé ou utilisé. Ni plus, ni moins.

Ne récupérez que les charges récupérables

C'est l'erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse en cas de litige. Toutes vos dépenses de propriétaire ne sont pas refacturables au locataire. Seules le sont les charges dites récupérables, dont la liste est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987. En dehors de cette liste, rien n'est récupérable.

Entrent typiquement dans cette catégorie :

• l'eau froide, l'eau chaude et le chauffage collectif ;
• l'entretien courant et les menues réparations des parties communes (ascenseur, éclairage, espaces verts, nettoyage) ;
• la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

En revanche, les gros travaux, les honoraires de syndic pour les tâches de gestion, les frais de remise en état d'un équipement vétuste ou les charges liées à des parties que le locataire n'utilise pas ne sont pas récupérables. Si votre relevé de copropriété mélange tout — ce qui est presque toujours le cas — vous devez faire le tri poste par poste avant d'établir votre décompte. Un décompte gonflé par des charges non récupérables est la première chose qu'un locataire attentif contestera.

Le décompte : un mois avant, poste par poste

La loi vous impose un formalisme précis. Au moins un mois avant la régularisation, vous devez communiquer au locataire un décompte par nature de charges, c'est-à-dire un document qui détaille chaque poste (eau, chauffage, entretien, ordures ménagères…) et non un simple montant global.

Bonne nouvelle : vous n'êtes pas tenu d'envoyer ce décompte en recommandé. Un courrier simple ou un e-mail suffit à remplir votre obligation. L'important est la clarté et la traçabilité : gardez une copie datée de ce que vous avez transmis.

Pour un immeuble en copropriété, vous devez aussi indiquer au locataire le mode de répartition entre les locataires lorsque c'est pertinent.

Tenez les justificatifs à disposition pendant six mois

À partir de l'envoi du décompte, vous devez tenir les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois : appels de charges de copropriété, factures d'eau, contrats d'entretien, relevés de chauffage. Le locataire a le droit de les consulter s'il le demande.

Ce n'est pas une formalité anecdotique : un locataire qui conteste et à qui vous ne pouvez présenter aucun justificatif est en position de force. Rangez et archivez vos justificatifs au moment même où vous préparez le décompte, pas six mois plus tard quand vous ne les retrouverez plus.

Vous avez trois ans, mais n'attendez pas

Le délai de prescription applicable aux loyers et aux charges est de trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Vous pouvez donc réclamer un arriéré de charges sur les trois années passées, y compris après le départ du locataire.

Mais ce délai n'est pas une invitation à la procrastination. Une régularisation portant d'un coup sur deux ou trois ans, avec un solde important réclamé au locataire, passe très mal et finit souvent en conflit. Régulariser chaque année, dans la foulée de l'arrêté des comptes de copropriété, reste la meilleure façon de garder une relation saine et des sommes digestes.

Ajustez vos provisions, mais avec discernement

La régularisation est aussi le bon moment pour se demander si le montant des provisions mensuelles est encore réaliste. Si l'écart entre les provisions versées et les charges réelles est significatif — en pratique, on retient souvent un seuil d'environ 20 % — il est raisonnable de réajuster la provision pour l'année suivante, à la hausse comme à la baisse.

Un conseil de prudence : ne calez pas votre nouvelle provision sur une année atypique. Un hiver exceptionnellement froid, une facture d'eau anormale à cause d'une fuite ou une année de travaux ne sont pas représentatifs. Basez-vous sur une tendance, pas sur un pic.

Ne confondez pas régularisation des charges et révision du loyer

Dernier point qui prête souvent à confusion. La régularisation des charges (ajuster les provisions au réel) n'a rien à voir avec la révision du loyer selon l'indice de référence des loyers (IRL). Ce sont deux mécanismes distincts, avec chacun leurs propres règles.

La révision du loyer suppose une clause dans le bail, s'applique une fois par an à la date convenue, et se calcule à partir de l'IRL publié par l'INSEE. À titre de repère, l'IRL du 1er trimestre 2026 s'établit à 146,60, soit une hausse de 0,78 % sur un an — une progression désormais modérée. La prochaine publication trimestrielle est attendue à la mi-juillet 2026. Réviser le loyer et régulariser les charges peuvent se faire au même moment, mais ce sont deux lignes séparées sur votre courrier, calculées différemment.

L'essentiel à retenir

Une régularisation bien menée tient en cinq réflexes : régulariser chaque année, ne récupérer que les charges du décret de 1987, transmettre un décompte détaillé par poste au moins un mois avant, conserver les justificatifs six mois à disposition, et ne pas confondre charges et loyer. Fait dans les règles, l'exercice protège autant le locataire que vous : un décompte clair et justifié est la meilleure assurance contre la contestation.