Régularisation des charges locatives : le guide du bailleur pour ne pas se tromper

Vous venez de recevoir l'appel de fonds de charges de copropriété, les factures d'eau ou le décompte de chauffage, et il est temps de solder l'année avec votre locataire. L'exercice paraît simple : on compare les provisions encaissées aux dépenses réelles, puis on rembourse ou on réclame la différence. C'est pourtant l'un des points où un bailleur particulier se retrouve le plus souvent en désaccord avec son locataire, faute d'avoir suivi la bonne méthode ou respecté les délais. Voici comment mener votre régularisation proprement, étape par étape.

La régularisation des charges doit avoir lieu au moins une fois par an

Lorsque les charges sont payées sous forme de provisions mensuelles ou trimestrielles, vous devez les confronter chaque année aux dépenses réelles. C'est ce que prévoit l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, et la fiche de l'ANIL sur les charges locatives en rappelle le mécanisme. Tant que vous ne régularisez pas, le locataire continue de verser une provision qui ne correspond peut-être plus à rien.

Le principe est simple : le locataire ne paie que ce qu'il a réellement consommé ou utilisé, ni plus, ni moins. Deux cas se présentent à l'arrivée.

Ne récupérez que les charges prévues par le décret de 1987

C'est l'erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse en cas de litige. Toutes vos dépenses de propriétaire ne sont pas refacturables. Seules le sont les charges dites récupérables, dont la liste est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, comme le détaille l'ANIL. En dehors de cette liste, rien n'est récupérable.

Le relevé de copropriété mélange presque toujours les deux catégories. Faites le tri poste par poste avant d'établir votre décompte. Un décompte gonflé par des charges non récupérables est la première chose qu'un locataire attentif contestera.

Le décompte part au moins un mois avant, poste par poste

La loi impose un formalisme précis. Au moins un mois avant la régularisation, vous communiquez au locataire un décompte par nature de charges : un document qui détaille chaque poste (eau, chauffage, entretien, ordures ménagères) et non un simple montant global. Dans un immeuble collectif, il précise aussi le mode de répartition entre les locataires. Ces règles figurent à l'article 23 de la loi de 1989 et sont reprises par l'ANIL.

Bonne nouvelle : aucun texte n'impose de recommandé. Un courrier simple ou un e-mail suffit à remplir votre obligation. L'important est la clarté et la traçabilité : gardez une copie datée de ce que vous avez transmis.

Les justificatifs restent à disposition pendant six mois

À partir de l'envoi du décompte, vous tenez les pièces justificatives à la disposition du locataire pendant six mois : appels de charges de copropriété, factures d'eau, contrats d'entretien, relevés de chauffage. C'est la durée indiquée par l'ANIL. Le locataire a le droit de les consulter s'il le demande, et il peut aussi réclamer le récapitulatif des charges, par voie postale ou dématérialisée.

Ce n'est pas une formalité anecdotique : un locataire qui conteste et à qui vous ne pouvez présenter aucun justificatif est en position de force. Rangez et archivez vos pièces au moment où vous préparez le décompte, pas six mois plus tard, quand vous ne les retrouverez plus.

Vous avez trois ans pour réclamer, mais n'attendez pas

Le délai de prescription applicable aux loyers et aux charges est de trois ans, d'après Service-public (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Vous pouvez donc réclamer un arriéré de charges sur les trois années passées, y compris après le départ du locataire. Le locataire dispose du même délai pour récupérer un trop-perçu. En copropriété, ce délai court à partir de la date de régularisation des charges, et non de celle du paiement.

Ce délai n'est pas une invitation à la procrastination. Si la régularisation tarde au-delà de l'année qui suit l'exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer en douze mensualités, rappelle l'ANIL. Une régularisation portant d'un coup sur deux ou trois ans, avec un solde important, passe mal et finit souvent en conflit.

Ajustez vos provisions, mais avec discernement

La régularisation est aussi le bon moment de vérifier si la provision mensuelle est encore réaliste. Aucun texte ne fixe de seuil à partir duquel la réviser : en pratique, beaucoup de bailleurs réajustent quand l'écart avec les charges réelles devient significatif, de l'ordre de 20 % par exemple, à la hausse comme à la baisse. Dans l'exemple ci-dessus, l'écart est de 126 € sur 720 €, soit 17,5 % : l'ajustement se discute.

Ne calez pas la nouvelle provision sur une année atypique. Un hiver exceptionnellement froid, une facture d'eau anormale à cause d'une fuite ou une année de travaux ne sont pas représentatifs. Basez-vous sur une tendance, pas sur un pic. Si votre logement est loué meublé ou en colocation, sachez qu'un forfait de charges peut remplacer les provisions, auquel cas il n'y a pas de régularisation, selon l'ANIL.

Ne confondez pas régularisation des charges et révision du loyer

La régularisation des charges (ajuster les provisions au réel) n'a rien à voir avec la révision du loyer selon l'indice de référence des loyers (IRL). Ce sont deux mécanismes distincts, avec chacun leurs règles.

La révision suppose une clause dans le bail, s'applique une fois par an à la date convenue et se calcule à partir de l'IRL publié par l'INSEE. À titre de repère, l'IRL du 2e trimestre 2026 s'établit à 148,37, soit une hausse de 1,15 % sur un an, contre 146,60 et 0,78 % au trimestre précédent. L'INSEE annonce la prochaine publication, celle du 3e trimestre, pour le 15 octobre 2026. Retrouvez l'historique des valeurs dans le tableau de l'IRL de l'ANIL, ou calculez directement votre nouveau loyer avec notre calculateur de révision IRL.

Réviser le loyer et régulariser les charges peuvent se faire au même moment, mais ce sont deux lignes séparées sur votre courrier, calculées différemment. Pour le cadre général de vos obligations, consultez notre guide des obligations du bailleur et du locataire.