Décompte de charges locatives : les lignes à détailler, l'envoi un mois avant et les justificatifs à garder

Vous avez reçu l'appel de charges de la copropriété et les factures de l'année, et il faut maintenant transformer tout cela en un document que votre locataire comprendra sans appeler. Le décompte de charges n'est pas un simple total posé en bas d'un courrier : c'est une pièce que la loi encadre, et que votre locataire peut examiner ligne par ligne. La réponse courte : détaillez par nature de charges, envoyez-le un mois avant la régularisation, et gardez vos justificatifs à portée de main pendant six mois.

Le décompte est un document à part entière, pas une ligne du courrier de régularisation

La fiche Service-public sur les charges à payer par le locataire pose le cadre : les charges se paient par provisions mensuelles, avec une régularisation au moins une fois par an. Ce jour-là, vous comparez le total des provisions demandées aux dépenses réellement engagées. Si les provisions dépassent les dépenses, vous reversez le trop-perçu. Si elles sont inférieures, vous demandez un complément.

Le décompte est le document qui rend cette comparaison lisible. Il doit présenter les charges par nature (électricité, eau froide, eau chaude, ascenseur, etc.) et préciser le mode de répartition des charges entre les logements. Dans un immeuble avec chauffage et eau chaude collectifs, il est complété si nécessaire d'une note qui explique comment ces postes sont calculés.

Concrètement, une feuille avec trois colonnes suffit : la nature de la charge, le montant réel de l'année, la part imputée au logement. En bas, le total des provisions versées et le solde. C'est volontairement sobre : un locataire qui comprend le document le conteste moins.

Chaque ligne doit figurer dans la liste des charges récupérables

Vous ne pouvez refacturer que ce que la liste officielle prévoit. La fiche de Service-public détaille cette liste par grands postes. Le tableau ci-dessous reprend les lignes que l'on retrouve le plus souvent dans un décompte, avec les précisions utiles.

L'électricité du logement lui-même, en revanche, n'a rien à faire dans votre décompte : le locataire souscrit son propre abonnement. Et la ligne « ordures ménagères » est l'une des plus courantes : elle se refacture, mais il faut la ventiler dans le décompte comme les autres postes.

Certaines lignes ne se reprennent qu'en partie, comme le gardien

Le salaire d'un gardien ou d'un concierge illustre bien le piège du « tout ou rien ». D'après la fiche Service-public consacrée aux charges d'un gardien ou d'un employé d'immeuble, la part récupérable dépend de ses missions.

Dans le décompte, n'indiquez donc pas le montant brut de la ligne « personnel ». Indiquez la quote-part récupérable, en précisant dans une note le pourcentage appliqué. C'est exactement le genre de précision qui évite une demande d'explication.

Le décompte part un mois avant la régularisation

C'est la règle de calendrier la plus souvent oubliée. Selon la fiche Service-public, un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer le décompte par nature de charges et le mode de répartition entre les logements. Le délai se compte donc avant le moment où vous demandez le complément ou rendez le trop-perçu, pas après.

Une fois le solde calculé, c'est aussi le bon moment pour réexaminer le montant de la provision de l'année suivante. Elle se fixe en s'appuyant sur le budget prévisionnel et sur les résultats de la précédente régularisation.

Les justificatifs restent à disposition six mois, et l'eau suit ses propres règles

Après l'envoi du décompte, vous devez tenir à la disposition du locataire l'ensemble des documents justificatifs pendant six mois, toujours d'après Service-public. Le montant des charges récupérées doit être justifié : appels de charges de la copropriété, factures d'eau, contrats d'entretien, relevés de consommation. Dans l'exemple précédent, la période court donc du 8 mars au 8 septembre 2027.

Sur demande du locataire, vous devez aussi lui transmettre le récapitulatif des charges de son logement, par courriel ou par courrier. Un locataire peut ainsi demander des précisions sur le montant annuel, et un modèle de lettre est proposé par Service-public pour cela : autant lui répondre de façon complète dès le départ.

Deux obligations d'information méritent d'être signalées parce qu'elles touchent au décompte :

• si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, vous devez transmettre une fois par an la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau communiquées par la commune ou l'intercommunalité (par le syndic en copropriété) ;
• dans un immeuble équipé de dispositifs télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude, les informations de consommation doivent être transmises chaque mois.

Le type de bail change la forme du décompte

Tout ce qui précède vaut pour un logement loué vide avec provisions. D'autres situations donnent un document différent, voire pas de décompte du tout, comme l'indique la même fiche de Service-public.

Le forfait de meublé doit être inscrit dans le bail et ne pas être disproportionné par rapport aux charges appliquées au précédent locataire. Il peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer. En colocation, la façon de répartir les charges dépend de ce que prévoit le bail : c'est un des points à trancher dès la signature.

Un décompte tardif reste possible, mais un oubli prolongé se paie

Vous pouvez réclamer pendant trois ans un impayé de charges ou de loyers. Service-public donne l'exemple d'une dette d'octobre 2026, réclamable jusqu'en octobre 2029. Le délai joue aussi dans l'autre sens : un locataire qui a trop payé peut demander le remboursement du trop-versé dans le même délai.

Deux limites à connaître :

• le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif qu'il juge déloyal, brutal et lié à une faute du bailleur, par exemple si le locataire avait demandé la régularisation et n'a pas eu de réponse ;
• si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Autrement dit, un décompte sur trois ans d'un coup est permis, mais il est rarement bien reçu. Le plus simple reste d'établir un décompte chaque année.