Dossier de location : les pièces que vous pouvez exiger, celles qui coûtent 3 000 euros d'amende

La rentrée est le pic de l'année pour les mises en location. Vous recevez dix, vingt, parfois cinquante candidatures pour un même logement, et une seule question vous occupe : lequel de ces dossiers tiendra la distance ? La tentation est alors grande de demander toujours plus de preuves. Un relevé de compte bancaire pour voir comment le candidat gère son argent. Une photo pour mettre un visage sur un nom. Un chèque de réservation pour bloquer le logement.

Mauvaise idée. Depuis la loi ALUR, la liste des documents qu'un bailleur peut réclamer à un candidat et à sa caution est fixée par décret, et elle est limitative. Tout ce qui n'y figure pas est interdit, même si le candidat vous le fournit spontanément. À la clé, une amende administrative de 3 000 euros. Voici la liste exacte, et surtout la façon de sécuriser un dossier sans en sortir.

Une liste limitative, pas un socle minimum

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de la loi ALUR, fixe deux listes : les pièces exigibles du candidat, et celles exigibles de sa caution. Il s'applique aux locations vides et meublées louées à titre de résidence principale et régies par la loi du 6 juillet 1989, colocations comprises (la liste vaut alors pour chaque colocataire). Il ne concerne ni les locations saisonnières, ni les logements de fonction, ni les demandes de logement social.

Le mot important est « limitative ». Avant 2014, la loi énumérait ce qui était interdit et tout le reste était permis. La logique est désormais inversée : ce qui n'est pas listé ne peut pas être exigé.

Deux précisions utiles au quotidien : les copies suffisent, mais vous pouvez demander à voir les originaux, et les documents doivent être rédigés ou traduits en français, montants convertis en euros.

Les quatre choses que vous avez le droit de vérifier

Identité

Une pièce en cours de validité, au choix du candidat : carte nationale d'identité française ou étrangère, passeport français ou étranger, ou permis de conduire. Pour un candidat étranger, un document justifiant du droit au séjour convient également. Depuis le décret du 3 octobre 2019, vous ne pouvez plus exiger que la pièce comporte la signature de son titulaire.

Domicile

Une seule pièce, pas plus, parmi :

• les 3 dernières quittances de loyer ou, à défaut, une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
• une attestation d'élection de domicile auprès d'un organisme agréé ;
• une attestation sur l'honneur de l'hébergeant ;
• le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

Activité professionnelle

Un ou plusieurs documents : contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération proposée, la date d'entrée en fonction et, le cas échéant, la durée de la période d'essai. Pour un indépendant, l'extrait K ou Kbis de moins de trois mois, l'extrait D1 du répertoire des métiers pour un artisan, le certificat d'identification INSEE, ou la carte professionnelle pour une profession libérale. Pour un étudiant, la carte d'étudiant ou le certificat de scolarité de l'année en cours.

Ressources

Plusieurs documents sont admis : dernier avis d'imposition ou de non-imposition, 3 derniers bulletins de salaire, 2 derniers bilans pour une profession non salariée, justificatifs de versement des indemnités, retraites, pensions et prestations sociales des trois derniers mois, titre de propriété ou avis de taxe foncière, justificatifs de revenus fonciers ou de valeurs mobilières. Pour le candidat locataire seulement s'ajoutent l'avant-dernier avis d'imposition, le justificatif d'indemnités de stage, la simulation d'aide au logement et l'avis d'attribution de bourse.

Pour la caution, la liste est très proche. La différence à retenir porte sur le domicile : elle peut fournir sa dernière quittance de loyer, une facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois, une attestation d'assurance du logement de moins de trois mois, ou son dernier avis de taxe foncière. Si la caution est une personne morale, vous pouvez demander un extrait Kbis original de moins de trois mois et la pièce d'identité de son représentant.

Ce qui est hors liste, donc interdit

Tout le reste. Les demandes les plus répandues et pourtant illégales sont bien identifiées : relevés de compte bancaire, attestation de bonne tenue de compte, photographie d'identité, carte Vitale, extrait de casier judiciaire, contrat de mariage ou certificat de concubinage, dossier médical, chèque de réservation, autorisation de prélèvement automatique sur le compte.

La sanction est une amende administrative prononcée par le préfet : 3 000 euros si le bailleur est une personne physique, 15 000 euros s'il s'agit d'une personne morale. Le préfet doit d'abord vous permettre de présenter vos observations, le montant doit être proportionné à la gravité des faits, et l'amende ne peut plus être prononcée plus d'un an après la constatation des faits.

Le risque discrimination, plus lourd encore

Demander une pièce hors liste est un manquement administratif. Refuser un candidat pour un motif prohibé est un délit. L'article 225-2 du code pénal punit de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 euros d'amende le refus de fourniture d'un bien ou d'un service fondé sur l'un des critères de l'article 225-1 : origine, situation de famille, âge, état de santé, handicap, apparence physique, entre autres.

Les deux sujets sont liés en pratique. Les pièces hors liste sont précisément celles qui révèlent une information personnelle sans rapport avec la solvabilité. En vous en tenant à la liste, vous vous protégez aussi du soupçon. Le seul critère défendable reste objectif : capacité à payer le loyer, régularité des revenus, cohérence d'ensemble du dossier.

Un réflexe simple : gardez une trace écrite de vos critères de sélection et des dossiers reçus. Si un candidat conteste votre choix, une méthode documentée pèse plus lourd qu'un souvenir.

Sécuriser un dossier sans sortir de la liste

Vous n'avez pas besoin du relevé bancaire pour éviter un faux dossier. Deux services publics gratuits font mieux.

DossierFacile, porté par le ministère chargé du logement, fait constituer son dossier au candidat, le fait contrôler pièce par pièce par des agents, puis le certifie. Vous recevez un lien vers un dossier labellisé. Un bulletin de salaire incohérent ou un SIRET inexistant est repéré à ce stade.

Le service de vérification des avis d'impôt sur impots.gouv.fr est accessible sans compte et sans frais. Il confirme que l'avis présenté correspond bien au dernier avis connu de l'administration fiscale. Il vous faut le numéro fiscal et la référence de l'avis, tous deux imprimés en haut à gauche du document. La réponse se limite au revenu fiscal de référence et au nombre de parts : ni le détail des revenus, ni les charges, ni les réductions d'impôt ne vous sont communiqués.

Ces deux réflexes attrapent l'essentiel des falsifications, y compris les documents fabriqués en quelques minutes par des générateurs en ligne, sans jamais vous faire sortir du cadre légal.

À retenir

• La liste du décret de 2015 est limitative : hors liste, la pièce est interdite, même proposée spontanément par le candidat.
• Un seul justificatif de domicile pour le candidat, pas trois.
• L'amende est de 3 000 euros pour un bailleur particulier, 15 000 euros pour une société.
• Le relevé de compte bancaire est interdit, et il ne vous apprendra rien qu'un avis d'imposition vérifié ne dise mieux.
• Documentez vos critères de choix : ils doivent rester liés à la solvabilité, jamais à la personne.

Vous êtes propriétaire, pas enquêteur. Une liste respectée et deux vérifications gratuites suffisent à construire une sélection plus solide, et plus défendable, que bien des dossiers montés à la hâte.